REGULAMIN, POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKI COOKIE

Dokument ma dwie części: zasady korzystania z konta w systemie oraz politykę prywatności (§ 1–11), czyli informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Ci przysługują — zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Zasady korzystania z konta

1. Konto. System eDziecko dostarcza Dipol Polska Sp. z o.o. (dane w § 6). Konto udostępnia Ci placówka. Może to być konto dziecka (logujesz się numerem karty, numerem PESEL albo loginem dziecka) albo Twoje konto opiekuna (logujesz się adresem e-mail; zakładasz je z zaproszenia placówki albo w „Moje konto” na koncie dziecka). Konto pozwala korzystać z funkcji włączonych przez placówkę, np. podglądu obecności i rozliczeń, zgłaszania nieobecności, zamawiania posiłków oraz wiadomości i powiadomień od placówki. Korzystanie z konta jest bezpłatne. Zakupy w systemie (np. karty, płatne funkcje) mają osobne regulaminy, które akceptujesz przed płatnością.
2. Akceptacja. Z konta skorzystasz po zaakceptowaniu tego dokumentu. Na koncie opiekuna akceptacja oznacza także Twoją zgodę na przetwarzanie danych tego konta (§ 3). Dane dziecka placówka przetwarza na podstawie przepisów — także bez Twojej akceptacji. Jeśli nie zaakceptujesz dokumentu: konto opiekuna usuniemy bezpowrotnie (nowe możesz założyć tak jak pierwsze), a z konta dziecka wylogujemy Cię bez usuwania danych — dokument zobaczysz przy następnym logowaniu. Sprawy dziecka załatwisz wtedy bezpośrednio w placówce.
3. Bezpieczeństwo konta. Konto opiekuna jest tylko Twoje — nie podawaj nikomu jego hasła ani kodu do logowania, także rodzinie; każdy opiekun ma własne konto na swój adres e-mail. Dane logowania dziecka mogą znać tylko jego opiekunowie i samo dziecko. Działania wykonane z konta (np. zgłoszenie nieobecności, zamówienie posiłku, prośba o wydanie dziecka ze świetlicy) uznaje się za Twoje, dopóki nie zgłosisz placówce, że ktoś korzystał z niego bez Twojej wiedzy. Jeśli ktoś mógł poznać Twoje hasło, od razu je zmień (Moje konto) i powiadom placówkę. Loguj się tylko na stronie systemu i nie podawaj hasła w odpowiedzi na wiadomości e-mail ani SMS.
4. Zakazane działania. Nie wprowadzaj do systemu treści bezprawnych, nie korzystaj z cudzego konta, nie udostępniaj swojego konta innym osobom i nie próbuj obchodzić zabezpieczeń systemu. Placówka albo Dipol mogą zablokować dostęp do konta, z którego dochodzi do takich działań; Dipol informuje o blokadzie placówkę.
5. Wymagania techniczne i przerwy. Potrzebujesz urządzenia z dostępem do internetu i jednej z przeglądarek: Chrome, Firefox, Edge, Opera albo Safari, w wersji nie starszej niż dwa lata od jej wydania. Dbamy o ciągłe działanie systemu, ale możliwe są przerwy, np. na prace serwisowe.
6. Zgłoszenia i reklamacje. Sprawy dziecka, obecności, rozliczeń i opłat zgłaszaj placówce. Problemy z działaniem systemu zgłaszaj Dipol Polska Sp. z o.o. na adres edziecko@dipolpolska.pl — Dipol odpowie w ciągu 14 dni na adres, z którego przyszło zgłoszenie.
7. Koniec korzystania. Konto opiekuna możesz w każdej chwili usunąć w „Moje konto” (przycisk „Usuń moje dane z systemu”). Konto dziecka wyłącza placówka, np. gdy dziecko przestaje do niej uczęszczać. Konta przestają działać także wtedy, gdy placówka kończy korzystanie z systemu.

§ 1 Czym są dane osobowe i skąd je mamy

Dane osobowe to informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej — np. imię i nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu. Dane w systemie pochodzą od placówki oraz od Ciebie (np. gdy uzupełniasz swoje dane kontaktowe lub zakładasz konto).

Założenie konta opiekuna jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail go nie założysz i nie dostaniesz powiadomień e-mail.

§ 2 Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest placówka, która korzysta z systemu i udostępnia Ci konto. Dane administratora oraz — jeżeli go wyznaczył — inspektora ochrony danych:

Pełne dane zobaczysz w tym miejscu po zalogowaniu do systemu.

Gdy piszemy „my”, mamy na myśli administratora i Dipol Polska Sp. z o.o., która technicznie obsługuje system na jego zlecenie (§ 6). Wyjątki: statystykę korzystania z aplikacji (§ 3) oraz sprzedaż kart i płatnych funkcji prowadzi Dipol jako administrator (szczegóły w regulaminach zakupu). Placówka może przekazywać Ci dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych we własnej dokumentacji (np. w klauzulach informacyjnych).

§ 3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane są przetwarzane wyłącznie w celach niezbędnych do świadczenia usług systemu:

• realizacja usług (ewidencja obecności, rozliczenia, zamówienia posiłków, komunikacja) — w zależności od charakteru administratora: wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym, np. opieki i kształcenia (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), umowa lub relacja łącząca Cię z administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo obowiązki prawne administratora, np. rozliczeniowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• konto opiekuna (logowanie adresem e-mail, powiadomienia) — Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili cofnąć (§ 8),
• zestawienie korzystania z systemu dla sprawozdań administratora (np. z projektów finansowanych ze środków UE) — które konto w danym miesiącu korzystało z jakich funkcji systemu, bez godzin i adresów IP; tworzone z historii logowań i logów technicznych — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku administratorów będących organami publicznymi — art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• bezpieczeństwo systemu (logi techniczne, historia logowań, ochrona przed nadużyciami) — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku administratorów będących organami publicznymi — art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• zapis pozycji przy rejestracji zdarzenia (wyłącznie w dwóch sytuacjach opisanych w § 5) — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na potwierdzeniu wiarygodności rejestrowanego zdarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku administratorów będących organami publicznymi — art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• wykaz opiekunów dziecka — wykaz obejmuje imiona i nazwisko opiekuna, jego adres zamieszkania (tylko wtedy, gdy jest inny niż adres dziecka) oraz numer telefonu i adres e-mail, jeżeli opiekun je posiada. Podstawą jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikający z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Wykaz jest czymś innym niż konto opiekuna: placówka prowadzi go niezależnie od tego, czy opiekun założył w systemie własne konto, i niezależnie od jego zgody.
• kontrola dostępu — jeżeli placówka otwiera drzwi kartą, system zapisuje każde przyłożenie karty do czytnika przy drzwiach: drzwi, datę i godzinę, numer karty i osobę, do której karta jest przypisana, oraz to, czy drzwi się otworzyły. Celem jest bezpieczeństwo dzieci, pracowników i budynku. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora, a w placówce publicznej — wykonywane przez nią zadanie publiczne (art. 6 ust. 1 lit. f albo e RODO). Zapis przegląda kierownictwo placówki.

Statystyka korzystania z aplikacji (Google Analytics) — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Statystykę prowadzi Dipol Polska Sp. z o.o. jako odrębny administrator, w celu poznania, jak używana jest aplikacja; Google działa na zlecenie Dipol.

Dotyczy pracowników — u pracodawcy, który rejestruje w systemie czas pracy swoich pracowników, dane o wejściach i wyjściach stanowią ewidencję czasu pracy: obowiązek prawny pracodawcy z art. 149 Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nie są usuwane wcześniej niż po 10 latach od końca roku archiwizacji pracownika w systemie; współrzędne z rejestracji pracownika mobilnego (§ 5) są usuwane po 2 albo 3 latach, a zdjęcia z rejestracji czasu pracy (jeżeli pracodawca korzysta z tej funkcji) — po 1–3 miesiącach.

Dane nie są przetwarzane ani przekazywane w celach marketingowych.

§ 4 Zakres przetwarzanych danych

W zależności od usług włączonych przez administratora system przetwarza: dane identyfikacyjne i kontaktowe (w tym numer PESEL), dane o obecnościach i nieobecnościach, dane rozliczeniowe i o płatnościach, nazwę diety (jeżeli placówka prowadzi żywienie), dane dziennika elektronicznego, numery kart zbliżeniowych i zapis ich użycia przy drzwiach (§ 3), historię logowań (data, godzina, adres IP), zdjęcia (jeśli administrator włączył tę funkcję — na zasadach określonych przez administratora) oraz — w ściśle określonych sytuacjach opisanych w § 5 — dane o położeniu.

Jeżeli placówka z tego korzysta, system przetwarza także dane o zdrowiu dziecka: informację o niepełnosprawności oraz orzeczenia i opinie poradni (z ich skanami). Placówka przetwarza je w zakresie wynikającym z przepisów prawa oświatowego (art. 6 ust. 1 lit. c lub e oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO); dotyczy to także nazwy diety, jeżeli wynika ona ze stanu zdrowia dziecka. Skany widzą wyłącznie osoby upoważnione przez dyrektora, które pracują z dzieckiem, a każde otwarcie skanu jest zapisywane.

System przetwarza także dane opiekunów dziecka wpisane do wykazu, o którym mowa w § 3. Dane te wprowadza placówka i to ona odpowiada za ich poprawność.

§ 5 Dane o położeniu (GPS) — nie śledzimy użytkowników

Pozycja z Twojego urządzenia jest zapisywana wyłącznie w chwili, gdy sam klikasz rejestrację zdarzenia, w dwóch przypadkach:

• prośba o wydanie dziecka ze świetlicy wysłana przyciskiem w aplikacji, gdy jesteś przy placówce (w placówkach korzystających z tej funkcji),
• rejestracja rozpoczęcia lub zakończenia pracy przez pracownika mobilnego (w systemach rejestracji czasu pracy).

Poza tymi dwoma sytuacjami Twoja pozycja nie jest nigdzie zapisywana:

• skanujesz kod QR? — położenie służy tylko chwilowemu sprawdzeniu, że jesteś na miejscu, i jest natychmiast odrzucane,
• nie śledzimy Cię w tle, nie zapisujemy trasy ani historii lokalizacji,
• nie odnotowujemy nawet informacji o tym, że jesteś poza zasięgiem punktu,
• logi techniczne systemu nie zawierają współrzędnych użytkowników.

§ 6 Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania systemu.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora:

• Dipol Polska Sp. z o.o. (ul. Szopena 38, 35-055 Rzeszów, NIP: 813-35-77-470, KRS: 0000324687) — dostawca systemu, realizujący na rzecz administratora utrzymanie, zabezpieczenie, aktualizację i serwis systemu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Dipol korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających: Hetzner Online GmbH (serwery i kopie zapasowe — w Unii Europejskiej), Google Ireland Limited (poczta elektroniczna Dipol — korespondencja i zgłoszenia) oraz ActiveCampaign, LLC (usługa Postmark — wysyłka wiadomości e-mail z systemu; serwery w USA).

Inni odbiorcy:

• operator płatności online (Autopay S.A.) — tylko jeśli administrator włączył płatności online i tylko dane niezbędne do realizacji Twojej płatności; operator przetwarza je jako odrębny administrator na zasadach opisanych w jego regulaminie i polityce prywatności,
• dostawca powiadomień push — powiadomienia doręcza usługa wybrana przez Twoją przeglądarkę (Google, Apple, Mozilla albo Microsoft). Treść powiadomienia jest zaszyfrowana — dostawca widzi tylko dane techniczne transmisji.

Statystykę korzystania z aplikacji (§ 3) Dipol prowadzi przy pomocy Google Ireland Limited.

W przypadku usług Google, dostawcy usługi wysyłki e-mail oraz dostawców powiadomień push dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do USA — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), a w razie potrzeby na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

§ 7 Okres przechowywania danych

Część okresów ustala administrator w konfiguracji systemu (niżej: „okres wybrany przez administratora”); dopóki go nie wybierze, system tych danych sam nie usuwa. Pozostałe okresy są stałe:

• dane o wejściach/wyjściach i nieobecnościach — przez okres wybrany przez administratora,
• rozliczenia i wpłaty — przez okres wybrany przez administratora,
• dane osób, które przestały korzystać z systemu (konta zarchiwizowane) — przez okres wybrany przez administratora, po czym są trwale usuwane,
• położenie zapisane przy prośbie o wydanie dziecka ze świetlicy (§ 5) — do 4 miesięcy,
• zapis użycia kart przy drzwiach (§ 3) — 12 miesięcy,
• wykaz opiekunów dziecka (§ 3) — przez okres przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, ustalony przez placówkę zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Okres ten jest niezależny od okresów wskazanych wyżej oraz od tego, czy opiekun nadal ma konto w systemie,
• historia logowań, zapis zmian danych, zapis otwarcia chronionych dokumentów (np. skanów orzeczeń) i wyszukiwania dzieci przez specjalistów — 12 miesięcy,
• zestawienie korzystania z systemu (§ 3) — 13 miesięcy; później zostają wyłącznie liczby zbiorcze, bez danych osobowych,
• pozostałe logi techniczne — do 3 miesięcy,
• dane statystyki korzystania z aplikacji (§ 3) — do 2 miesięcy.

Okresy dotyczące pracowników opisuje § 3. Po upływie tych okresów dane są usuwane z systemu automatycznie i bezpowrotnie; z kopii zapasowych znikają najpóźniej 12 miesięcy po usunięciu z systemu. Gdy administrator przestaje korzystać z systemu, jego dane są przechowywane do 12 miesięcy (na wypadek przywrócenia), a potem usuwane. Niezależnie od powyższych okresów administrator może być zobowiązany do przechowywania niektórych danych (np. dokumentacji rozliczeniowej) poza systemem przez okresy wynikające z odrębnych przepisów, m.in. o rachunkowości lub archiwizacji.

§ 8 Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych — podstawowe dane możesz edytować samodzielnie w ustawieniach konta,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — z zastrzeżeniem, że prawo to nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 17 ust. 3 lit. b RODO); dotyczy to w szczególności wykazu opiekunów dziecka, o którym mowa w § 3,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• sprzeciwu — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie lub zadaniu publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e i f RODO),
• cofnięcia zgody w każdej chwili (nie wpływa to na wcześniejsze przetwarzanie). Po cofnięciu zgody usuniemy konto opiekuna i Cię wylogujemy. Placówka zachowa Twoje dane w wykazie opiekunów (§ 3), bo prowadzi go na podstawie przepisów, a nie Twojej zgody. Zgodę na statystykę zmienisz w „Ustawieniach cookie” (§ 10),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Wnioski dotyczące danych kieruj do administratora (§ 2); w sprawie statystyki korzystania z aplikacji — do Dipol Polska Sp. z o.o. (edziecko@dipolpolska.pl). Odpowiedź otrzymasz bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku (w sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — zostaniesz o tym poinformowany wraz z podaniem przyczyny).

§ 9 Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Automatyczne mechanizmy systemu (np. weryfikacja wiarygodności rejestrowanych zdarzeń) służą wyłącznie wsparciu — ostateczne decyzje podejmuje człowiek.

§ 10 Pliki cookie i podobne technologie

Pliki cookie (ciasteczka) to niewielkie dane zapisywane na Twoim urządzeniu; system korzysta także z podobnych technologii (np. pamięci przeglądarki — m.in. do zapisania Twojej decyzji z banera cookies). Dzielimy je na dwie kategorie:

• niezbędne (zawsze aktywne, nie wymagają zgody) — utrzymanie sesji zalogowania, token bezpieczeństwa chroniący formularze, zapamiętane ustawienia interfejsu; cookies sesyjne wygasają po zamknięciu przeglądarki,
• analityczne (wyłącznie za Twoją zgodą) — Google Analytics uruchamiany z banera cookies; ta analityka nie uruchamia się przed wyrażeniem przez Ciebie zgody w banerze; pliki cookie analityczne (z rodziny „_ga”) mogą być przechowywane na urządzeniu do 2 lat.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub cofnąć odnośnikiem „Ustawienia cookie” widocznym na stronie. Pliki cookie możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki.

W systemie nie są zbierane informacje w celu dostarczania Ci treści reklamowych.

§ 11 Zmiany i wersje dokumentu

O istotnej zmianie tego dokumentu poprosimy Cię po zalogowaniu o akceptację nowej treści. Drobne korekty, które nie zmieniają Twoich praw ani obowiązków, publikujemy bez ponownej akceptacji. Poprzednie wersje przechowujemy, dzięki czemu zawsze wiadomo, z jaką treścią się zapoznałeś. Data publikacji aktualnej wersji jest widoczna w systemie przy treści dokumentu.

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-16 20:39:03